Déclaration de confidentialité

Politique de confidentialité et protection des données personnelles

Chez WDR Insurance Group BV, part of Howden (ci-après « WDR », « nous »), nous avons besoin de collecter et de traiter vos données personnelles en tant que courtier d'assurance et de fournir des services associés. Nous vous remercions de la confiance que vous nous accordez et nous nous engageons à protéger votre vie privée.

La présente politique de confidentialité reflète notre engagement à utiliser les données à caractère personnel de manière responsable et conformément à la législation applicable dans le cadre de nos activités commerciales.

Elle vous informe de manière transparente sur les données que nous collectons, sur l'objectif de cette collecte, sur la manière dont nous les utilisons et sur les droits dont vous disposez en ce qui concerne le traitement de ces données.

Qui sommes-nous ?

Howden, inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d'entreprise 0760.930.653, traite vos données à caractère personnel pour son propre compte en tant que responsable du traitement.

WDR Insurance Group BV, part of Howden

Grote Baan 225
1620 Drogenbos
Belgique
T: +32 2 333 82 82
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Sneeuwbeslaan 14
2610 Wilrijk
Belgique
T: +32 3 820 90 80
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Esplanadeplein 9
9300 Aalst
Belgique
T: +32 53 77 11 45

Le responsable du traitement, au sens de la réglementation européenne sur la protection des données, est la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.

Pour toute question, suggestion ou plainte concernant vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse privacy@howdenwdr.com.

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Quelles sont les données que nous collectons ?

En fonction de votre contexte spécifique et du type d'assurance concerné, nous pouvons collecter divers types de données nécessaires pour vous fournir des solutions d'assurance et des services personnalisés. Ces données personnelles peuvent être collectées directement auprès de vous ou être fournies par un tiers.

Les catégories de données collectées, compte tenu des finalités du traitement, sont les suivantes :

Données d'identification (nom, prénom, adresse, etc.).
Composition du ménage (état civil, nombre d'enfants, etc.).
Données financières (vos biens immobiliers, etc.).
Profession (titre du poste, formation, etc.).
Données de localisation (adresse postale ou IP, localisation d'un bien assuré, etc.)
Données Internet (informations collectées par des cookies tels que Google Analytics, etc.)
Données de santé : lorsqu'elles sont strictement nécessaires à la conclusion, à l'exécution du contrat d'assurance ou à la gestion d'un sinistre. Pour ces données « sensibles », votre consentement explicite préalable est requis.
Données relatives à d'éventuelles condamnations pénales et infractions. Ces données seront traitées avec un degré de confidentialité accru.

Toute autre donnée que vous nous fournissez volontairement. Vos données ne seront traitées que dans le cadre de l'assurance pour laquelle vous faites appel à nous, à moins que vous ne souhaitiez et n'indiquiez le contraire.

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Sources des données à caractère personnel

Nous recueillons des données à caractère personnel auprès de diverses sources, notamment

Autres acteurs du marché de l'assurance, tels que les assureurs.
Les particuliers et les membres de leur famille.
En cas de sinistre, des tiers, y compris l'autre partie au sinistre, y compris des témoins, des experts (y compris des experts médicaux), des avocats et des gestionnaires de sinistres.

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A quelles fins Howden recueille-t-elle et traite-t-elle les données ?

Howden utilisera raisonnablement vos données personnelles à diverses fins. Pour chaque objectif, seules les données nécessaires et pertinentes sont traitées.

Nous collectons, stockons et traitons vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour:

Gérer la relation avec le client ou le client potentiel.
Proposer, gérer et exécuter des contrats d'assurance.
Gestion des sinistres.
Gérer les plaintes et améliorer continuellement nos services.
Respecter les obligations légales et réglementaires auxquelles nous sommes soumis, telles que les obligations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent ou la lutte contre la fraude.
Traitement des plaintes.
Répondre à toute demande des autorités judiciaires ou des autorités de contrôle exigeant l'accès aux données.
Prospection et gestion du marketing.
Réalisation d'analyses statistiques, d'études actuarielles et d'analyses de données.
Améliorer l'expérience de navigation sur les sites web.

Vos données personnelles sont ensuite traitées sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

Le traitement est fondé sur une obligation légale.
Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat.
Le traitement est fondé sur votre consentement : Si la base juridique du traitement est votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment, sans préjudice de la légalité du traitement effectué avant le retrait du consentement.
Le traitement est basé sur les intérêts légitimes de Howden, par exemple pour lutter contre la fraude ou à des fins de marketing direct. Ce faisant, nous veillons toujours à ce qu'il y ait un équilibre entre nos intérêts et les vôtres, par exemple en vous accordant un droit d'opposition.

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Comment et où les informations sont-elles partagées ?

Howden peut transférer vos données

À des prestataires de services externes tiers, tels que des compagnies d'assurance, des experts, des prestataires de services informatiques, des services d'assistance, d'hébergement et des fournisseurs similaires qui nous aident dans nos activités.
Aux autorités et aux tiers impliqués dans des procédures judiciaires ou si la loi l'exige.
à d'autres tiers avec lesquels nous pouvons partager des données personnelles dans le cadre d'une réorganisation, d'une fusion, d'une vente, d'une coentreprise, d'une cession, d'un transfert de portefeuille ou d'une autre transaction commerciale en cours ou envisagée.

Les données à caractère personnel peuvent être transférées vers des pays de l'Union européenne ou hors de l'Union européenne. Dans ce cas, les personnes concernées sont précisément informées et des mesures spécifiques sont prises pour régir ces transferts.

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Vos droits

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées disposent des droits suivants :

Le droit d'accéder à vos données, le cas échéant, de les rectifier, et de demander leur communication à des tiers (droit à la portabilité des données).
Vous avez le droit de retirer votre consentement pour certains traitements.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données, le droit de demander la limitation du traitement et le droit à l'effacement.

Pour exercer ces droits, il vous suffit d'envoyer votre demande datée et signée:

par courrier électronique

privacy@howdenwdr.com

par courrier

WDR Insurance Group BV
Grote Baan 225
1620 Drogenbos.
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Nous pouvons vous demander de nous fournir une photocopie lisible des deux côtés de votre carte d'identité.

Pour mieux connaître vos droits, vous pouvez consulter le site de l'Autorité belge de protection des données : www.autoriteprotectiondonnees.be.

Dans tous les cas, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (APD) en utilisant les coordonnées suivantes :

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles.
Tél: +32 2 274 48 00

https://www.autoriteprotectiondonnees.be

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Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour les finalités définies du traitement. Les données traitées sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, pendant la période de conservation légale et pendant toute période de conservation supplémentaire prescrite par les lois et réglementations applicables.

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Mesures de sécurité

Howden accorde une grande importance à la sécurité de toutes les données personnelles.  Nous avons mis en place des garanties appropriées, conformément à nos obligations en matière de protection des données, pour la protection de toutes les données personnelles que nous traitons. Nos contrôles de sécurité sont alignés sur les normes industrielles et les bonnes pratiques, fournissant un environnement de contrôle qui gère efficacement les risques pour la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos informations.

Par exemple, nos politiques de sécurité et de protection de la vie privée sont régulièrement révisées et améliorées si nécessaire, et seul le personnel autorisé a accès aux informations des utilisateurs.  Bien que nous ne puissions pas assurer ou garantir l'absence de perte, d'utilisation abusive ou d'altération des données, nous mettons tout en œuvre pour l'éviter.

En outre, nous veillons à ce que notre personnel reste conscient de nos obligations en matière de protection des données et soit tenu de suivre une formation annuelle et de se soumettre à des tests.

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Utilisation de cookies

Les cookies sont des éléments d'information qu'un site web transfère sur votre disque dur pour stocker et parfois suivre des informations vous concernant. Au cours de votre navigation sur notre site Internet Howden Belgium, des informations peuvent être stockées par ces cookies.

Ils sont utilisés pour améliorer la navigation ou nous permettre de mesurer le trafic de notre site. Notre politique de confidentialité permet à tous les utilisateurs de décider s'ils souhaitent que leurs données soient collectées via notre gestionnaire de cookies, accessible sur la bannière de la page d'accueil de notre site lors de votre première visite.

Si vous souhaitez modifier votre choix initial, cliquez sur ce lien.

Pour plus d'informations sur l'utilisation des cookies, veuillez consulter notre « Politique en matière de cookies ».

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Révision de la politique

Veuillez noter que nous pouvons mettre à jour cette déclaration de temps à autre, par exemple pour nous conformer à de nouvelles exigences légales. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette déclaration afin d'être informé de la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel.

Dernière mise à jour : novembre 2024

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WDR Insurance group accordent une grande importance à vos droits en matière de traitement des données. Dans ce document, nous expliquons comment nous collectons, traitons et utilisons vos données à caractère personnel. Il forme la politique générale du bureau sur le plan du traitement des données conformément à la législation applicable, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD).En tant que courtier d’assurances, il se peut que le bureau joue un double rôle en matière de traitement des données. Dans ce cas, nous sommes à la fois responsable du traitement et sous-traitant. Nous assumons le rôle de responsable du traitement lorsque nous traitons des données en notre nom et pour notre compte. Nous assumons également la fonction de sous-traitant pour le compte des compagnies. Cela signifie que nous collectons et traitons aussi des données à caractère personnel pour les compagnies d’assurances avec lesquelles nous collaborons et dont nous vous présentons et proposons des produits. Dans cette déclaration, nous nous concentrons uniquement sur le traitement de vos données en tant que responsable du traitement.

Responsable du traitement

Les responsables du traitement sont WDR Insurance group (nr.entr. 0760.930.653) Grande Route 225 – 1620 Drogenbos - RPR Brussel, esplanadeplein 9 – 9300 Aalst et Sneeuwbeslaan 14 2610 Wilrijk.

Pour toutes les questions concernant notre politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter via info@wdr.be. Pour les questions qui vont au-delà d’une simple demande de renseignements, nous pouvons vous demander de vous identifier, afin de nous assurer que nous fournissons les informations et données demandées à la bonne personne.

Quand notre bureau collecte et traite-t-il des données ?

Le bureau collecte et traite des données vous concernant lorsque vous nous contactez en vue d’obtenir des conseils sur les contrats d’assurance, la présentation et la proposition de contrats d’assurance, l’exécution d’un travail préparatoire afin de conclure des contrats d’assurance et la conclusion de contrats d’assurance. Vous pouvez également faire appel à nous ou nous contacter à des fins d’assistance dans le cadre de la gestion et de l’exécution des contrats d’assurance que vous avez conclus. De plus, nous traiterons (devrons traiter) vos données lorsque vous nous contactez de toute autre manière. Pour finir, il se peut également que nous obtenions des données vous concernant par le biais de tiers et que nous utilisions ces données pour vous approcher afin de conclure un contrat par notre intermédiaire.

Quelles données notre bureau collecte et traite-t-il ?

Le bureau collecte et traite les données que vous nous communiquez dans le cadre des contacts avec le bureau, notamment votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail et vos données professionnelles, comme le nom de l’entreprise et le numéro de TVA. Il s’agit également de toutes les données qui sont nécessaires pour nous permettre d’évaluer vos besoins en assurances, entre autres les données concernant votre habitation (dans le cadre d’une assurance incendie), vos données financières (en cas d’assurances placements) et les données médicales (dans le cas des assurances santé). Vos données sont traitées uniquement dans le cadre de l’assurance pour laquelle vous faites appel à nous, sauf avis contraire explicite de votre part.

Nous collectons ces données lorsque vous complétez nos documents et formulaires manuellement ou par voie électronique. Des cookies sont utilisés lors de la visite éventuelle de notre site Internet. Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez contacter le bureau.

À quelles fins notre bureau collecte et traite-t-il des données ?

Les finalités du traitement des données sont de nature diverse et sont exposées ci-dessous.

Pour nos clients, nous traitons ces données à des fins de gestion des clients, à savoir l’acceptation, la gestion et la conclusion de contrats d’assurance, ainsi que la promotion d’autres produits et services de notre bureau lui-même. Ces traitements sont fondés principalement sur la relation contractuelle avec nos clients, mais aussi, dans la mesure où il s’agit de prospection, sur votre consentement explicite.

En ce qui concerne les fournisseurs, nous traitons ces données dans le cadre de notre gestion des fournisseurs et sur la base de la relation contractuelle que nous avons ou que nous établissons avec nos fournisseurs.

Concernant les prospects, c.-à-d. les personnes physiques qui ne sont pas (encore) clientes chez nous, nous traitons les données à des fins de marketing direct, sur la base de notre intérêt légitime en tant qu’entreprise. Aux prospects qui sont approchés par e-mail, nous demandons leur consentement explicite pour pouvoir également les approcher dans le futur. Nous demandons aux prospects qui sont approchés par courrier de cocher une clause de retrait (opt-out) s’ils ne souhaitent plus que nous les contactions.

Eu égard à nos collaborateurs, nous traitons les données à des fins de gestion du personnel et d’administration des salaires.

En ce qui concerne notre site Internet, nous adaptons autant que possible son contenu et sa facilité d’utilisation à vos besoins en tant qu’utilisateur. Nous traitons en outre vos données en vue de satisfaire aux obligations qui découlent de la mise à disposition d’un site Internet et de son contenu, ainsi que pour vous permettre d’utiliser les applications et services interactifs sur ce site Internet.

Quels sont les fondements pour le traitement des données par notre bureau ?

En principe, nous collectons et traitons vos données sur la base de la relation contractuelle que nous entretenons avec vous à la suite de votre demande ou requête en lien avec un besoin d’assurance et le(s) contrat(s) qui en découle(nt), ainsi qu’à la suite de la demande de vous assister dans le cadre de la gestion et du suivi des contrats d’assurance que vous avez conclus.

Si le traitement n’est pas nécessaire pour exécuter la relation contractuelle, il est alors basé sur nos intérêts légitimes en tant qu’entreprise, en particulier la liberté d’entreprise et d’information. À cet effet, nous nous assurons toujours qu’il existe un équilibre entre nos intérêts et les vôtres, par exemple en vous octroyant un droit d’opposition.

Dans la mesure où il s’agit de données médicales ou de données sensibles, nous ne pouvons traiter vos données à caractère personnel qu’avec votre consentement explicite. Celui-ci vous est demandé dès que vous devenez client chez nous. Si cela n’a pas été fait, nous vous demandons de nous le signaler, afin de pouvoir faire le nécessaire.

Les données sont-elles communiquées à des tiers ?

Vos données sont principalement traitées en interne. Elles doivent néanmoins être communiquées à la compagnie d’assurances avec laquelle vous concluez finalement un contrat.

Il est possible que nous fassions appel à des tiers pour certains services ponctuels. Dans ce cas, vos données peuvent être transmises à ces tiers mais uniquement pour le service concerné et toujours sous le contrôle de notre bureau.

Dans certains cas, il existe une obligation légale de transmettre certaines données. C’est notamment le cas quand il y est légalement tenu ou si des instances publiques ont le droit de nous réclamer des données.

En principe, vos données ne sont pas transmises à des pays tiers ou à des organisations internationales.

Vos droits

La réglementation vous octroie divers droits qui doivent vous assurer une protection suffisante.

Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données par notre bureau à des fins de marketing direct. Si vous ne souhaitez pas être informé(e) des offres de notre bureau, vous pouvez le signaler via [mention de l’adresse e-mail par laquelle cela peut être fait] ou en cochant une case dans les informations qui vous sont fournies au cours d’occasions spécifiques.V

ous pouvez toujours consulter et, si nécessaire, corriger les données vous concernant que nous traitons. Il suffit de le demander via [mention de l’adresse e-mail par laquelle cela peut être fait], avec une preuve de votre identité. Nous demandons cette preuve pour éviter que vos données soient communiquées à une personne non autorisée.

Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, à 1000 Bruxelles. Vous pouvez également vous adresser à cette autorité pour toute question générale en lien avec le traitement et la protection des données à caractère personnel.

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